Aujourd’hui, le climat dans les services informatiques est à la réduction des coûts, tout en maintenant le même niveau de service, sans compromettre les fonctionnalités. Il n’est donc pas surprenant d’entendre des questions telles que : « Quel est le coût total de possession (TCO) de Zimbra comparé à Microsoft Exchange ? ». En fait, les entreprises envisagent aujourd’hui la mise à jour de d’Exchange seulement en 3ème choix.

Les analyses montrent également que lorsque licences et coûts matériels sont pris en compte, Zimbra arrive devant Exchange. Ces axes d’analyse sont les plus facilement disponibles, mais d’autres éléments de l’équation sont moins documentés : le temps supplémentaire passé l’administration des serveurs et des logiciels et le coût élevé de contrats de support.

Ce différentiel de coût devient flou, car peu d’entreprise mesurent le temps réel passé, y compris l’administration de logiciels ou l’escalade des questions de support aux utilisateurs. Mais comment savoir quel est le coût réel de la perte de productivité ?

Lors d’une rencontre à EDUCAUSE (EDUCAUSE est une association américaine à but non lucratif dont la mission est de faire progresser l’enseignement supérieur en encourageant l’utilisation intelligente des technologies de l’information), l’Université de Pennsylvanie a souhaité partager ses données représentatives de comparaison de TCO.

Selon Adam Preset, un DSI de Penn IT (Division informatique de l’Université), Penn IT a implémenté  Zimbra il y a 18 mois pour fournir aux départements du campus, une option Webmail Web 2.0 option complémentaire de Microsoft Outlook et Exchange 2007 (Zimbra gérant la synchronisation Active Directory, et la gestion des plages occupées/libres avec Exchange). Aujourd’hui, l’infrastructure de messagerie mixte  est composé de 3100 utilisateurs Exchange et de 13.700 utilisateurs de Zimbra (étudiants diplômés, professeurs et employés) avec des caractéristiques équivalentes (email, agenda, le partage, mobiles, etc.).

Adam dit qu’ils ont trouvé que Zimbra prenait beaucoup moins d’heures d’administration. En terme absolu, les serveurs Exchange prennent 33% de temps de plus et nécessitent une personne supplémentaire à temps plein par an – même avec 4,4 fois moins d’utilisateurs que sur les serveurs Zimbra.

Voici une vidéo où Adam discute de leur déploiement, de la méthode et du coût, mais aussi pourquoi plus d’utilisateurs ont choisi Zimbra contre Exchange sur le campus:

Adam remarque que, «pour mettre autant d’utilisateurs dans Exchange qu’il y en a dans Zimbra et fournir le même niveau de support, nous aurions besoin d’embaucher de nouveaux administrateurs – probablement deux ou plus, ce qui n’est pas pratique. »

Il ajoute également que les coûts supplémentaires liés au déploiement Microsoft résident dans l’utilisation du Client Outlook et les problèmes de fichier PST. Il y a plus de support sur le poste de travail du fait du manque d’adoption d’Outlook Web Access (OWA), de la restauration des données Exchange et de l’indisponibilité plus fréquente des serveurs.

Pour conclure, pour bien appréhender le TCO, il faut disposer d’une vue d’ensemble. Si une remise sur le coût de la licence ou une baisse de prix du stockage peut être utile pour le calcul initial du TCO, la prise en compte du capital humain est la clé pour appréhender la valeur réelle à long terme !