La Deutsche Schule Tokyo Yokohama (DSTY) est la plus ancienne école allemande en Extrême-Orient, elle a été fondée en 1904. L’école propose un enseignement de la maternelle à l’école secondaire pour les élèves de langue allemande dans la région de Tokyo.

La messagerie fournie par Zimbra entre les 63 professeurs, les membres du personnel et les étudiants s’avèrent être un élément essentiel dans le fonctionnement quotidien de l’école et ce d’autant plus pendant l’une des catastrophes naturelles les plus dévastatrices qui ait frappé le Japon.

Le défi

Avant Zimbra, DSTY utilisait un autre système de messagerie sous Windows qui fournissait la messagerie et des fonctions de base du calendrier mais n’avait aucune capacité de partage et ne proposait pas le partage des données à la manière du Porte-documents Zimbra.

« L’un des défis que nous avions était le partage des calendriers pour la réservation de salles, et de savoir à quel moment les personnes étaient disponibles », se souvient John Munro, responsable informatique au DSTY. « Nous avons mis en place une ressource calendrier partagée via Microsoft Outlook avec une solution tierce. Elle n’était pas intégrée dans la messagerie, et nécessitait une installation manuelle sur chaque client et de beaucoup d’attention. »

« Le système n’était pas fiable, et n’était pas toujours disponible» at-il ajouté. « Parfois, il cessait de fonctionner et nous devions redémarrer le service. La planification dans un environnement scolaire présente des défis importants parce que chacun a plusieurs calendriers. Nous organisons des conférences et des réunions tout le temps, et nous avons besoin d’un système fiable. »

DSTY a également eu des problèmes avec l’accès au système. Le système de messagerie précédent était uniquement disponible au sein du réseau local, et seulement par l’intermédiaire d’une connexion dédiée à Outlook, il était uniquement disponible sur certains ordinateurs des utilisateurs. L’école ne pouvait fonctionner avec cet accès limité et des performances non fiables. C’est alors que DSTY s’est tourné vers Zimbra.

La solution

DSTY a évalué plusieurs solutions, y compris Microsoft Exchange et Zimbra est arrivé en tête, en raison du coût nettement inférieur et d’une maintenance moins continue. Aujourd’hui, l’école utilise Zimbra pour tout le courrier électronique et les calendriers. DSTY a un calendrier interne pour le corps professoral et le personnel et un calendrier public distinct que les étudiants. Les visiteurs peuvent le consulter via le site de l’école.

« Zimbra propose un grand nombre de fonctionnalités à travers une interface simple » souligne Munro. « Par exemple, nous pouvons rechercher un e-mail en quelques secondes, là où l’ancien système pouvait prendre plusieurs minutes. La facilité d’utilisation est si grande au sein de Zimbra. »

« Dans une perspective à long terme, nous sommes confiants sur la capacité de Zimbra à continuer à s’améliorer, et à nous donner toujours plus de possibilités », poursuit-il. « Cela signifie que nous avons un système de messagerie évolutif. Nous n’avons pas à nous soucier de savoir si nous allons continuer à utiliser ce produit, ou si il va continuer à répondre à nos besoins. On peut voir en ligne ce que sera la prochaine version, et cela nous donne confiance en l’avenir. »

Le déploiement

« Le déploiement a été très progressif et indolore », dit Munro. « La mise en place du système et son fonctionnement a toujours été fiable. »

« La migration de notre ancien système vers Zimbra a été tout à fait transparente, grâce aux outils de migration fournis par Zimbra » at-il ajouté. « Nos comptes e-mail et carnets d’adresses ont été transférés sans aucune perte de données. »

Résultats et bénéfices

Amélioration de la communication

« Avant d’utiliser Zimbra, 50% du personnel enseignant ne consultait jamais ses e-mails», se souvient Munro. « Maintenant, 100% de notre personnel consulte sa boite tous les jours. J’attribue cette augmentation à la facilité d’utilisation de Zimbra. »

Fiabilité élevée

« Les utilisateurs doivent savoir qu’un système de messagerie doit toujours être disponible. », dit Munro. « Zimbra nous a apporté de la fiabilité. Que les utilisateurs y accèdent à partir de l’école, à la maison ou à l’étranger, ils ont l’habitude du même environnement. Notre système de messagerie précédent était uniquement disponible sur les ordinateurs de certains utilisateurs, alors que Zimbra est disponible partout. »

Plus grande mobilité

Les enseignants et le personnel de l’école utilisent régulièrement les appareils mobiles. Zimbra s’intègre parfaitement avec les appareils de pointe, tels que l’iPhone et l’iPad, ce qui permet à l’équipe DSTY de bénéficier d’un niveau de mobilité qu’ils ne pouvaient pas atteindre auparavant.

Augmentation de la productivité du personnel

Le personnel et le corps professoral dépendent de Zimbra pour une variété de tâches qui contribuent à améliorer la productivité. L’agenda intégré à l’e-mail est facile à utiliser, il simplifie le processus complexe de mise en place de réunions, et les notifications permettent à tout le monde d’être au courant des planning. Sur l’ancien système les utilisateurs devaient se connecter au calendrier tous les temps pour savoir ce qui se passait.

« Zimbra prend soin des petites choses que nous ne voulons pas avoir à penser tous les jours, et il nous permet de réfléchir aux grandes questions. » confirme Munro « Un grand nombre de communications inutiles sont ignorées. Nous pouvons simplement faire ce que nous avons à faire. »

Moins de temps et de travail de maintenance

« Je suis le seul technicien d’exploitation à plein temps de l’école, et il y a beaucoup de priorités. » souligne Munro. « Avec Zimbra, ne pas avoir à passer du temps à maintenir une partie si importante de notre système de messagerie signifie que je peux vraiment me concentrer sur les choses qui comptent. L’environnement Zimbra et l’interface d’administration sont très conviviaux, simple et rapides à utiliser. »

« Zimbra nous permet de faire beaucoup plus. » ajoute Munro. « Zimbra nous donne environ cinq fois plus d’avantages pour les utilisateurs sans augmentation du temps d’administration. »

Continuité des activités pendant la catastrophe

Le 11 Mars 2011, le Japon a été frappé par un tremblement de terre de magnitude 8,9, qui a également déclenché un tsunami dévastateur. De nombreux enseignants, membres du personnel et étudiants ont quitté le pays et ont été dispersés à travers le monde. Environ une semaine après la catastrophe, l’école a été en mesure de tirer parti du Porte-documents Zimbra pour reprendre le travail, même si l’école a été fermée pendant près de deux mois. Un dossier de partage a été créé pour chaque classe, accessible par les étudiants qui pouvaient recevoir leurs devoirs et les retourner par e-mail aux enseignants. De cette façon, l’école a réussi à maintenir la continuité pendant l’une des pires catastrophes naturelles de l’histoire du Japon.

« Le fait d’avoir eu ce système central nous a permis de répondre rapidement à une situation imprévue. » explique Munro. « Notre école a reçu un prix d’excellence du gouvernement allemand pour notre attitude face à la catastrophe et Zimbra a été l’un des principaux composants logiciels qui nous a permis de répondre de manière efficace. Nous sommes prêts à toute catastrophe future, et Zimbra est un facteur essentiel. »

Virtualisation facile

Le serveur Zimbra de l’école a été virtualisé sur un serveur VMware ESXi 5 et maintenant DSTY peut conserver un système de messagerie et un accès à internet pendant cinq heures sans électricité, contre 15 minutes auparavant.

« Zimbra a été virtualisé sans problème », note Munro. « La structure interne de Zimbra a permis cette évolution de manière transparente. La possibilité de faire fonctionner Zimbra dans un environnement virtualisé signifie que nous avons une protection en cas de panne serveur et une solution de sauvegarde fiable hors site. En outre, l’intégration entre Zimbra et VMware vSphere nous a permis grâce à HSM d’augmenter le stockage de données pour les utilisateurs environ cinq fois plus que ce que nous avions auparavant, avec la possibilité de l’augmenter d’environ 20 fois plus. »

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Deutsche Schule Tokyo Yokohama connecte professeurs, personnel et étudiants avec Zimbra

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