Fondée en 1874, Garden Grove est l’une des plus anciennes villes du comté d’Orange. La ville offre à ses 173 000 administrés des services étendus en matière de logement, loisirs, divertissements, les meilleurs écoles de la région et les endroits les plus agréables pour vivre du comté d’Orange.

Garden Grove emploie près de 1000 employés à temps plein et à temps partiel qui travaillent dans la ville et qui sont assistés par un petit service informatique de 15 membres.

En 2009, le système de messagerie de la Ville est devenu obsolète. L’application Scalix ne prenait pas en charge l’accès distant et les multiples appareils des employés. Reconnaissant la baisse de la productivité des employés à la suite de réunions manquées et e-mails sans réponse, le personnel informatique de Garden Grove savait qu’il était temps de passer à un système de messagerie et de collaboration conçu pour l’ère post-PC.

Le Challenge : Apporter du support à un nouveau type d’usagers

Le service informatique de Garden Grove avait 3 exigences principales quand il a fallu sélectionner un nouveau système de messagerie : prendre en charge en toute sécurité les périphériques mobiles et l’accès à distance; s’intégrer à leur écosystème open source existant, et bien sûr, être compétitif pour répondre aux contraintes budgétaires de la Ville.

Les effectifs de la ville sont composés de salariés à plein temps et à temps partiel, ce qui rend l’achat de l’intégralité de la suite Office impossible peu pratique et à des coûts prohibitifs. De plus les produits de la suite Office réclament du support et des coûts de maintenance. Le choix s’est tout naturellement tourné vers une solution de messagerie web riche en fonctionnalités et réclamant une maintenance simplifiée.

Avec des effectifs qui sont devenus de jour en jour plus mobiles, la ville de Garden Grove a cherché un système de messagerie permettant à ses effectifs d’être mobiles tout en respectant des règles strictes de sécurité. Les employés demandaient l’accès à leur messagerie via de nouveaux appareils comme les iPad, les téléphones Android et bien sûr ils ont demandés l’accès à leur messagerie depuis plusieurs ordinateurs leur permettant ainsi de travailler à domicile dans avoir à emmener leur ordinateur professionnel à la maison tous les soirs.

Avec une culture de l’open source ancrée au sein du service informatique et l’existence de multiples applications, il était important que le nouveau système de messagerie réponde aux normes de l’open source. Cela permettrait au service informatique d’intégrer facilement la solution dans leur écosystème pré-existant tout en gardant des coûts raisonnables.

La solution

Après avoir évalué plusieurs solutions y compris Google Apps, Microsoft Exchange et Zimbra, la solution qui répondait aux besoins de Garden Grove s’est rapidement imposée. Zimbra a fourni un service de messagerie et de collaboration qui offre une interface web riche et un accès mobile en tous lieux et à tout moment. Lorsque le coût a été pris en considération, il est devenu clair que Zimbra pourrait être déployé à une fraction du coût de la concurrence. En outre, Garden Grove pourrait facilement déployer Zimbra Open Source sur une machine virtuelle, ce qui permet au service informatique de gérer et d’adapter leur environnement de messagerie tout en conservant leur écosystème d’applications existantes.

Résultats et bénéfices

Vingt-quatre mois après le déploiement de Zimbra, Garden Grove a réalisé un retour sur investissement de 100 pour cent. L’administration de Zimbra a permis de réaliser des économies imprévues en terme de temps pour le service informatique, notamment grâce à la facilité et la souplesse de restauration des données. Avec une expérience limitée de la messagerie, le service informatique a pu se former grâce à l’aide et aux support Zimbra afin de maximiser leur déploiement. Le service informatique de Garden Grove et ses 1000 employés sont enfin sur un système de messagerie à nulle autre pareille.

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Zimbra permet à la ville de Garden Grove de réduire ses coûts en augmentant la productivité de ses employés
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